印象を良くする電話のかけ方
普段から電話をかける機会はたくさんあると思います。でも、企業に電話をかける場合には、ビジネスマナーをわきまえておく必要があるでしょう。
電話の対応に慣れていない人は、自分が丁寧に電話対応を行なっているつもりでも、マナー違反になっていることもあるので、改めて電話のかけ方を確認しておくことはすごく大切なことです。
採用担当者をはじめ、企業に勤める多くの人は、いつでも電話で話せる状態とは限りません。接客中や会議中、トラブル処理の最中など、電話をかけるタイミングによって迷惑である場合もあります。 そんな時に適切な電話対応ができていなければ、印象を悪くする原因になってしまいます。
多くの場合、相手の都合がわからない状態で電話をかけると思います。 「相手が今忙しいかもしれない」ということを念頭におき、相手に配慮することが大切でしょう。
まずは会社の休憩時間などをチェックする
休憩時間を避け、就業時間内に電話をかけるのが望ましいでしょう。休憩時間が11：00～13：00の企業が多いので、この時間はできるだけ避けましょう。
また、始業時間は8：30～9：00、終業時間は17：00～18：00が一般的です。業務が始まったばかりの時間帯や終業時間の間際は迷惑な場合が多いので、電話をかけるのは避けましょう。
電話をかけたら…
電話をかけたら、次のような流れで用件を伝えます。長々と話すのは迷惑になるので、用件をなるべく簡潔に伝えることが大切でしょう。 電話であっても、いざ担当者が電話に出ると緊張してしまう人が多いです。メモなどに、必要事項をメモしておくと慌てることなく伝えられると思います。また、メモをとる準備もしておきましょう。
- 自分の名前と用件を伝え、担当者に電話をつないでもらいます。 多くの企業は、まずは総務部に電話がつながりますので、違う人が出ると思ってかけることが大切でしょう。 「○○と申しますが、△△の件でお電話いたしました。人事部の□□様をお願いいたします。」 （新卒者の場合は××大学の○○と申しますが…と大学名も伝えましょう。）
- 担当者に電話がつながったら、もう一度自分の名前を伝え、電話をできる状態なのかを聞く 担当者に電話がつながったら、もう一度名乗ることが大切です。そして、話をする時間があるかどうかを確認します。 「○○と申しますが、お忙しいところ恐れ入ります。今お話して差し支えございませんか。」
- 用件を簡潔に伝えましょう。 敬語の使い方に気をつけて、はっきりと用件を伝えましょう。
- 電話を切る時は、お礼を述べてから。 電話を切る前に、必ずお礼を述べることが大切です。また、相手より先に電話を切るのではなく、相手が電話を切ってから電話を切るようにしましょう。 「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いします。」 「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」
相手が外出中だったら…
上記1 「○○と申しますが、△△の件でお電話いたしました。人事部の□□様をお願いいたします。」 と伝えたところ、相手が席を外していると言われた場合には、何時くらいに戻るのかを聞き、またかけ直すことを伝える必要があります。 相手にかけ直してもらうようにお願いするのは良くありません。
「お戻りは何時頃でしょうか。」 ↓ 「それでは、その時間に改めてこちらからご連絡させていただきます。ありがとうございました。」
相手が会議中だったら…
会議中も外出時と同様、会議の終わる時間を聞き、こちらから折り返すことを伝えましょう。
「会議が終わるのは何時頃のご予定でしょうか。」 ↓ 「それでは、その頃にこちらからお電話させていただきます。ありがとうございました。」