メールマナーの6つのポイントをチェック
就職活動をする際に、担当者や企業向けにメールを送る場面がたびたびあります。
また、就職活動に限らず、今後ビジネスの場で働いていくにおいて、メールを活用する場面にいつか遭遇するときが来ると思います。
ビジネスの場でのメールですから、友達感覚のメールの書き方ではいけませんよね。
そんなことしてしまうと、相手に悪い印象を与えてしまいますし、何より相手に失礼です。
正しいメールマナーを身に付け、社会人らしいメールを送れるようになりましょう。
用件は簡潔かつ明確に伝える
用件がわかりやすく、読みやすいメールを送りましょう。
わかりにくいメールは相手に無駄な労力をかけて、とても迷惑です。
件名を付ける際は、件名だけで内容がわかるようなタイトルが望ましいです。
本文も同様に用件がわかりやすく、改行を活用して読みやすい文章を心がけましょう。
企業の方は常に多くのメールを目にしていますので、件名がわかりにくいと、迷惑メールだと思われてしまう可能性があるからです。
自分の言葉・文章で書くように
ネットサーフィンをしていると、ビジネスメール向けのテンプレートや文例集などがあり、中にはそれをコピーして使おうと考えている人もいるかもしれませんが、それはあまり感心できることではありません。
短くても、自分の考えた文章でしっかり伝えられるようになることが望ましいです。
会話口調の言葉を避けることを大切に
メールマナーの中で最も難しい言葉遣いですが、まずは若者言葉や略語、流行語などの会話口調をメールに書かない事を心がけましょう。
今ある敬語の知識にそれを加えるだけで、より丁寧で読みやすいメールを作成することが可能です。
最後に名前やメールアドレスなど署名を記入する
文章の最後には、誰が送ったかわかりやすく自分の名前、電話番号、メールアドレス、所属を明記するようにしましょう。
住所は必ずしも必要というわけではありませんが、書いていても問題ありません。
署名は名刺代わりになりますので、忘れずに入れるようにしましょう。
「クッション言葉」の活用を
ただ単に用件を述べるのではなく、用件の前に言葉を一言付けることで、より柔らかく丁寧に言葉を伝えることができます。
これを「クッション言葉」といいます。
クッション言葉を上手に使えば、丁寧なメールになって大変読みやすいものとなります。
「クッション言葉」一例 | |
お手数ですが | 恐れ入りますが |
差支えなければ | 申し訳ございませんが |
恐縮でございますが | ○○していただけませんでしょうか |
誤字・脱字がないか必ずチェック
パソコンを操作していると起こりやすい誤字・脱字ですが、当然ながら相手に良い印象をあたえることはできません。
また、本文だけでなくメールアドレスを間違えてしまうと、重要なメールでも相手に届かないなんて事も…
メールを送信する前に間違えはないか、しっかり確認するようにしましょう。
スマホを活用して勉強！
その場で今すぐメールマナーを勉強したい…そんな人はアプリを使って勉強してみてはいかがでしょうか。
メールマナーを勉強できるアプリは、以下のようなものがあります。
採用についての問い合わせや依頼、お礼・お詫びなど場面ごとに言葉遣いや例文を確認することができます。
今後のメールマナー対策のために、参考にしてみてはいかがでしょうか。